Documentation client électronique, outils de réservation en ligne ou accès à la chambre d’hôtels via une appli sur smartphone : les hôtels automatisent et modernisent toujours plus de processus. Toutefois, d’autres domaines offrent également un potentiel considérable, moins visible, en matière de automatisation, par exemple le traitement de l’argent liquide.

Aujourd’hui, la plupart des réservations sont payées en ligne ou par carte. Certains clients préfèrent cependant régler leur note en espèces, y compris pour des montants élevés. En outre, la clientèle internationale souhaite pouvoir effectuer ses opérations de change à l’hôtel. Les établissements doivent donc gérer un grand volume d’argent liquide. Dans un hôtel, les points d'encaissement sont nombreux, notamment à la réception, au bar ou au restaurant. Certains hôtels possèdent également leur propre parking, une boutique ou un salon de coiffure. Une gestion efficace des espèces dans tous ces points de vente est donc indispensable.

Gestion manuelle du espèces : chronophage et sujette aux erreurs

Le traitement manuel de l’argent liquide aux différents points de vente exige plusieurs opérations - des tâches longues, chronophage et sujettes aux erreurs. Le rendu de monnaie, le comptage et le tri du fonds de caisse avant un changement de service et le décompte journalier n’en sont que quelques exemples. Par ailleurs, dans un hôtel en activité continue 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, des fonds en espèces librement accessibles représentent un risque de sécurité élevé. En optant pour des solutions automatisées, les hôtels peuvent optimiser leurs processus liés aux espèces . Les avantages sont nombreux :

• Automatisation de la clôture de caisse : les automates modernes de recyclage des espèces permettent de déterminer les fonds en caisse en quelques secondes. À la fin du service, les billets et les pièces sont automatiquement comptés, authentifiés et stocké en toute sécurité. L'ensemble des transactions sont enregistrées.
• Réduction des risques : les solutions automatisées contribuent également à diminuer de manière significative le risque de pertes. D’une part, elles réduisent à un minimum les erreurs ou les différences dans les décomptes, car le comptage de la monnaie ne se fait plus manuellement. D’autre part, dès l’encaissement jusqu’à son enlèvement par un transporteur de fonds, l’argent liquide est conservé en toute sécurité dans un coffre, à l’abri des accès non autorisés, ce qui limite les risques de vol et de démarque inconnue.
• Plus de temps pour la clientèle : le personnel étant déchargé de tâches chronophages, telles que le comptage de la monnaie ou le décompte en fin de journée. Il a donc plus de temps à consacrer à la clientèle, afin d’offrir un service client optimale et personnalisé aux hôtes de l’établissement.

Optimisation des mesures d’hygiène, un atout supplémentaire

Dans un hôtel, la mise en œuvre de solutions automatisées offre un important potentiel d’optimisation des processus liés au traitement de l’argent liquide. De plus, ces systèmes permettent d’améliorer les mesures d'hygiène, car le personnel ne doit plus manipuler les pièces et les billets. Il est également plus facile de respecter les règles de distanciation sociale, puisque les clients insèrent eux-mêmes l’argent dans l’appareil et ne sont donc plus en contact direct avec le personnel au moment du paiement.

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