Aktuell deutet wenig darauf hin, dass Bargeld in der nächsten Zeit aus dem Handel verschwindet. Denn Bargeld ist ein Zahlungsmittel mit langer Tradition, an dem auch Emotionen hängen. Daher verwundert es nicht, dass noch immer zwei Drittel der Transaktionen im Handel bar erfolgen (Quelle: EHI) und 88 Prozent der Konsumenten auch in Zukunft mit Bargeld bezahlen möchten (Quelle: Deutsche Bundesbank). Der Anteil bargeldloser Bezahlverfahren, mobil oder auch kontaktlos, wird wachsen – keine Frage. Ob ohne ordnungspolitische Eingriffe das Bargeld einmal vollständig ersetzt wird, ist allerdings unklar. Die Prozesskette im Handel für die Verarbeitung von Bargeld ist allerdings teilweise erstaunlich traditionell.
Die Stafette des Bargelds aus Prozesssicht
Lang ist die Prozesskette des Bargelds, bis es sich zu Guthaben auf dem Konto des Händlers digitalisiert hat. Der stationäre Handel optimiert seine Lieferkette immer weiter, um noch das letzte Quäntchen an Einsparungen herauszuholen. Die Prozesse rund um das Bargeld liegen dagegen seit Jahren weitestgehend brach.
Am Anfang steht die Transaktion. Der Kunde holt das Geld mehr oder weniger passend aus seinem Portemonnaie. Wie die aktuelle Studie der Bundesbank und des EHI zeigen, ist dieser Vorgang aber deutlich schneller, als es die Anhänger bargeldloser Verfahren vermuten. Aus Eigeninteresse muss der Händler bereits jetzt die Echtheit des Geldes prüfen, es anschließend sicher verwahren und natürlich Wechselgeld herausgeben.
Der Hektik in der Kassenzone geschuldet, wird die Echtheit des empfangenen Geldes nur stichprobenartig geprüft. Außerdem kann es bei der Herausgabe des Wechselgeldes immer mal wieder zu Fehlern kommen, was dann zu Kassendifferenzen führt. Weitere mögliche Ursachen für „Bargeldschwund“ sind Diebstähle und Unterschlagungen, aber auch administrative Fehler im Backoffice.
Bargeldzählen entfällt
Somit bietet bereits dieser erste Schritt viel Potenzial für die Optimierung. Ein System für intelligentes Cash-Management und Cash-Recycling überprüft die Echtheit des Geldes automatisch. Fälschungen werden zurückgewiesen, nicht mehr umlauffähige Banknoten aussortiert. Durch die automatisierte Zählung von Geldeingang und Wechselgeld werden Differenzen ausgeschlossen.
Im traditionellen Prozess wird zum Schichtende das Bargeld vom Kassenpersonal gesammelt. Von der Kasse wird das Geld zum Backoffice des Händlers gebracht. Bereits diese kurze Wegstrecke stellt naturgemäß ein Sicherheitsrisiko dar. Im Backoffice wird das Geld erstmalig gezählt und auf Differenzen geprüft. Dort wartet es nun auf den Abtransport.
Beim Einsatz eines Cash-Recyclers bzw. Cash-Management-Systems ist das erneute Zählen nicht notwendig, da dies ja bereits zuverlässig erfolgt ist.
Das zwischengelagerte Bargeld wird in regelmäßigen Abständen von einem Werttransportunternehmer (WTU) abgeholt und in ein zentrales Cash-Center gebracht. Dort wird es erneut gezählt und geprüft. Im Cash Center oder in der Bank wird das Geld nach einer Reihe von Kontrollen und internen Übergaben dann verbucht und dem Konto des Händlers gutgeschrieben.
Intelligent gesteuerte Bargeldbeschaffung
Im Rahmen dieser Abholung wird häufig auch das von der Filiale geordertes Wechselgeld mitgebracht. Die Bestellung der benötigten Bargeldmengen erfordert vom Personal viel Erfahrungen. Oft genug kommt es aber zu Fehleinschätzungen. Die Stückelungen sind höher als eigentlich notwendig. Oder die Wechselgeldreserven sind vorschnell erschöpft. Das erfordert dann eine Nachbestellung und weitere Anfahrt durch das WTU, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.
Da Systeme für das Cash-Management jederzeit akkurate Informationen über den Bestand bereithält, ist intelligente Software in der Lage, zutreffende Prognosen über das benötigte Wechselgeld abzugeben. Sollte weiteres Wechselgeld notwendig sein, kann die Bestellung automatisiert erfolgen. Solche automatisierten Vorhersagen setzt der Handel ja bereits bei der Planung von Artikelbestellungen ein. Modernes Cash-Management überträgt das Prinzip auf das Bargeld.
Im Kern bedeutet optimal angelegtes Cash-Management und Cash-Recycling eine reduzierte Menge des zu transportierenden Geldes. Durch entsprechende Systeme findet der Kreislauf des Geldes (Verkaufserlös, Wechselgeld) verstärkt lokal statt. Diese positiven Effekte lassen sich noch verstärken, in dem die Bargeldreserven vor Ort zusätzlich anderweitig genutzt werden.
Cash-Management-Systeme „digitalisieren“ das Bargeld schneller
Zwischen Abtransport des Geldes und der Wertstellung auf dem Konto des Händlers besteht bei der klassischen Prozesskette ein deutlicher zeitlicher Versatz. In dieser Zeit stellt das Bargeld lediglich einen Kostenfaktor dar, da es vom Händler nicht anderweitig genutzt werden kann.
Automatisiertes Cash-Management bietet hier einen großen betriebswirtschaftlichen Vorteil. Da sowohl die Echtheit des Geldes als auch der Bestand bestätigt werden können, erfüllen die Systeme die Grundanforderungen für die Wertstellung am selben Tag. Der Bargeldbestand kann direkt an die Bank übertragen werden.
Das bedeutet, dass das Bargeld täglich gutgeschrieben werden kann (vorbehaltlich des tatsächlichen Eingangs des Geldes). Der Händler genießt alle Vorteile des bereits wertgestellten Geldes. Es ist somit schneller digitalisiert.
Mehr Möglichkeiten für den Händler
Je weniger Geld überhaupt transportiert werden muss, desto besser für den Händler. Mittels des Cash-Recyclings innerhalb des automatisierten Prozesses ergeben sich für Händler zusätzliche Handlungsoptionen. Er speist aus dem erhaltenen Geld im Zweifel nicht nur seinen Bedarf an Wechselgeld: Das Bargeld kann auch für Bargeldservices an die Kunden eingesetzt werden (Cash-Back).
Cash Back Studie von KANTAR
Gerade Cash Back gewinnt in Zeiten schwindender Bankfilialen zunehmend an Bedeutung. Für fast ein Drittel der Verbraucher in Deutschland ist Bargeldservice am POS bereits entscheiden bei der Wahl der Einkaufsstätte. Die wachsende Relevanz von Cash Back und der sich daraus ergebenden Chancen für den Handel lesen Sie zusammen mit der exklusiven KANTAR Studie im GLORY CASH REPORT 2019.
