In der heutigen Zeit müssen sich Händler durch immer differenziertere Kundenwünsche und den digitalen Wandel vielen unvorhersehbaren Herausforderungen stellen. Mit einem neuen Gesetzesentwurf, der die Kassen von Unternehmen ins Visier nimmt, kommen hierzu noch ganz andere Aufgaben.
Seit dem 1. Januar 2018 werden bisherige Betriebsprüfungen des Finanzamtes durch spontane Kassenprüfungen – auch Adhoc-Prüfungen genannt – ergänzt. Hierfür dürfen Betriebsprüfer ohne vorherige Ankündigung und außerhalb des eigentlichen Zeitraumes der Betriebsprüfung eine Kassennachschau veranlassen. Welche Probleme und Herausforderungen diese Kassenprüfungen mit sich bringen und was Unternehmern dabei helfen kann, wird in diesem Blogbeitrag beleuchtet.
Grundlage für die spontanen Kassenprüfungen ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“ (BGBI 2016 I S. 3152). Das Unternehmen verpflichtet sich, dem Prüfer Zugriff zu allen Kassenaufzeichnungen und Büchern zu gewähren. Kann keine lückenlose Buchführung vorgelegt werden, drohen dem Unternehmer hohe Geldstrafen.
Ab dem 01.01.2020 gesellt sich hierzu außerdem der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme. Bis Ende des Jahres müssen demnach alle POS-Systeme technisch so aufgerüstet sein, dass Manipulationen, wie zum Beispiel das Löschen ganzer Bons, unmöglich werden. Experten zufolge betrifft diese neue Gesetzesregelung mehr als zwei Millionen Kassen in Deutschland.
Geforderte Sicherheitseinrichtungen zeitlich schwer umsetzbar
Laut dem neuen Gesetz müssen die Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die entweder direkt per USB-Dongle, SD-Karte oder aber durch Server bzw. der Cloud mit der Kasse verbunden ist. Die TSE kann dann Daten der Kasse durch Kryptographie entsprechend verschlüsseln.
Mit den neuen technischen Vorgaben für Kassen gehen einige Probleme einher:
- Die notwendigen TSE-Lösungen sind momentan noch nicht auf dem Markt verfügbar und dadurch auch nicht zertifiziert.
- Es fehlen weiterhin wichtige Details zur technischen Umsetzung sowie der finale Anwenderlass des Bundesfinanzministeriums, der die Anforderungen an die Kassen konkretisiert.
- Händler fürchten daher hohe Geldstrafen, sollten ihre Systeme zum gegebenen Zeitpunkt nicht auf dem geforderten Stand sein.
- Hersteller der TSE-Systeme müssen bei der Entwicklung momentan ohne konkrete Richtlinie arbeiten.
Unsicherheit beschäftigt die Händler
Unternehmer, die nicht zu Gesetzesbrechern werden wollen, haben zwar die Möglichkeit „Anträge zur Bewilligung von Erleichterungen“ zu stellen, die die Frist der Umrüstung verschieben können – in vielen Fällen erhalten sie darauf aber keine Antwort. Selbstständige Kaufleute, die Supermarkt-Filialen betreiben, müssen eigene Anträge an das Finanzamt stellen, auf die sie oft gar keine oder sogar unterschiedliche Bescheide erhalten, wie die Lebensmittelzeitung in einer Befragung herausfand.
Und nicht nur die Unsicherheit macht den Händlern zu schaffen, sondern auch die hohen Kosten der technischen Aufrüstung. Zwar geht die Bundesregierung von momentan 10 Euro pro Kasse aus, die Händler rechnen aber mit 10- bis 30-fach höheren Beträgen.
[1] Gesetzesentwurf der Bundesregierung, 05.09.2016: http://dipbt.bundestag.de/dip21/btd/18/095/1809535.pd
[2] Lebensmittelzeitung, 26.04.2019: https://www.lebensmittelzeitung.net/it-logistik/Technische-und-buerokratische-Huerden-Fiskus-stuerzt-Kassen-ins-Chaos-140303?crefresh=1
Cash-Management-Lösungen geben lückenlose Auskunft über Kassenvorgänge
Cash-Management-Systeme, die speziell auf den Handel ausgerichtet sind, helfen den gesamten Bargeldprozess kundenfreundlich, serviceorientiert und effizient zu gestalten. Die Lösungen bieten zahlreiche Vorteile für den Handel:
- Das Bargeld wird direkt am POS automatisiert.
- Im Backoffice ist eine sichere Lagerung des Bargeldbestandes gewährleistet, dieser kann digital weiterverarbeitet werden.
- Per Knopfdruck können die Cash-Management-Lösungen eine lückenlose Auskunft über alle Kassenvorgänge, wie sie von der Adhoc-Kassenprüfung des Finanzamtes verlangt wird, produzieren.
Wie die neue Gesetzeslage in der Praxis umgesetzt wird, bleibt abzuwarten. Fest steht, dass sich Händler frühzeitig über die Aufrüstung ihrer POS-Systeme Gedanken machen sollten. Cash-Management-Lösungen, die den Bargeldprozess optimieren und digital abbilden, können hier die Angst vor einer überraschenden Kassenprüfung oder einer fehlenden Dokumentation der Kassenvorgänge nehmen.
