Kassengesetz – der aktuelle Stand

Die neue Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), auch als Kassengesetz bezeichnet, zählte unmittelbar vor Ausbruch der Corona-Krise zu einem der Aufreger im Handel. Die „Fiskalisierung“ der Kasse schreibt eine ganze Reihe von Neuerungen vor und sorgte für viel Verunsicherung. In diesem Beitrag informieren wir Sie über den aktuellen Stand

Die Kassensicherungsverordnung soll mit kleineren Betrügereien und manipulierten Registrierkassen Schluss machen. Die „Fiskalisierung“ von Kassensystemen ist international eigentlich ein alter Hut. Entsprechende Vorschriften gab es in Italien beispielsweise bereits seit den 80er Jahren. Die Forderungen des Kassengesetzes sorgten in Deutschland allerdings für reichlich Diskussionen, da von Beginn an erkennbar war, dass die Einhaltung der Vorschriften nur durch Investitionen im Kassenbereich möglich sein würde. Eine Diskussion, die sich während der Corona-Krise dann noch einmal verschärft hatte, weil sich die finanzielle Lage vieler Handelsunternehmen verschlechterte.

Die Säulen des Kassengesetzes

In einer Reihe von Beiträgen hatten wir an dieser Stelle die Säulen der Kassensicherungs-verordnung vorgestellt. Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Whitepaper

Kassenmeldepflicht: Wer ein Kassensystem betreibt, muss dies beim zuständigen Finanzamt anzeigen.

Belegausgabepflicht: Gemäß des aus der Finanzbuchhaltung bekannten Mottos „Keine Buchung ohne Beleg“ besteht im Kassengesetz eine Verpflichtung, dem Kunden zwingend einen Beleg zu übergeben. Gerade dieser Aspekt produzierte in der Öffentlichkeit viele Schlagzeilen, da große Auswirkungen auf die Umwelt befürchtet wurden. Und dies, obwohl der Gesetzgeber nicht vorgeschrieben hat, dass der Beleg zwingend in Papierform zu übergeben ist.

Anschaffung einer TSE: Die Verordnung schreibt außerdem den Betrieb einer „technischen Sicherheitseinrichtung“ (TSE) vor, die die Buchungen der Kassen manipulationssicher speichert, verschlüsselt und für das Finanzamt exportiert. Sie zählt sicherlich zu den nach wie vor umstrittensten Teilen des Gesetzes.

Viel Lärm um nichts: Die „Bonpflicht“

Ein in den Medien kontrovers diskutierter Aspekt betraf die „Bonpflicht“. Kritiker des Gesetzes argumentierten mit erhöhten Aufwand in den Kassenbereichen und zudem mit der Verschwendung von Ressourcen wegen der größeren Zahl der ausgegebenen Belege, die zudem auch noch umfangreicher werden würden.

Inzwischen dürften sich die meisten Kund:innen und auch Händler:innen an den obligatorischen Kassenzettel gewöhnt haben. Zudem experimentieren größere Handelsunternehmen verstärkt mit der Digitalisierung des Kassenzettels. So will beispielsweise die Drogeriekette dm den Bon in der hauseigenen App zur Verfügung stellen.

TSE bleibt problematisch

Um die Buchungen für das Finanzamt nachprüfbar zu machen, spielt die „technische Sicherheitseinrichtung“ (TSE) eine wichtige Rolle.

• Sie kann einerseits als hardwarebasierte Lösung verbaut werden, d. h. etwa als Erweiterungsmodul für eine Kasse, als USB-Stick oder auch in Kombination mit einem Belegdrucker.
  
  
• Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine reine softwarebasierte TSE einzurichten. Die Daten werden somit also nicht auf einem externen Speicher abgelegt, sondern in der Cloud.
  
  

Um den Anforderungen des Finanzamts zu genügen, fordert das Kassengesetz eine Zertifizierung der angebotenen Lösungen. Und neben den Kosten für die Nachrüstung bestehender Kassen sorgte genau dieser Aspekt für Probleme. Denn kurz vor Verstreichen der Übergangsfristen befanden sich die meisten Lösungen noch im Zertifizierungsprozess. Das betraf vor allem Cloud-Lösungen. Mit anderen Worten: Selbst wenn ein Handelsunternehmen das Budget für die Umrüstung der Kassen zur Verfügung hatte und auch einen Anbieter seiner Wahl fand, konnte es keine TSE einbauen lassen, weil es keine zertifizierten Lösungen gab.

Das hatten auch die Finanzbehörden erkannt und die Frist für die „Nichtbeanstandung“ verlängert. Damit ruhte nicht die Verpflichtung zur Umsetzung des Kassengesetzes; das Finanzamt hat aber das Fehlen einer TSE nicht beanstandet. In den Bundesländern Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Brandenburg, Hamburg, Hessen, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Mecklenburg-Vorpommern, Rheinland-Pfalz, Saarland, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Schleswig-Holstein und Thüringen wurde diese bis zum 31.3.2021 verlängert. Inzwischen sind eine ganze Reihe von TSE (auch cloudbasiert) zertifiziert worden. Eine Übersicht findet sich beim BSI.

Übergangsfristen sind verstrichen

Diese Übergangsfristen sind inzwischen verstrichen. Die Finanzämter gehen also davon aus, dass die seit September 2020 vorgeschriebenen Einrichtungen vorhanden und in Betrieb sind. Unternehmen, in denen das nicht der Fall ist, dürfen somit nicht auf Kulanz hoffen. Wer aktuell noch ein Kassensystem ohne TSE betreibt, muss handeln!

Wurde innerhalb der gerade genannten verlängerten Frist eine TSE bestellt, aber noch nicht geliefert oder eingebaut, sollte das Unternehmen sowohl die Beauftragung aufbewahren sowie den Schriftwechsel mit dem Dienstleister oder andere Dokumente des Herstellers ablegen, aus denen der Grund für die Verzögerung ersichtlich ist.

Unternehmen, die es vollständig versäumt haben, sich um die Einrichtung der TSE zu kümmern, müssen unbedingt einen Antrag auf Fristverlängerung gemäß § 148 AO stellen. Es ist ratsam, sich die Hilfe eines Steuerberaters für die Begründung zu sichern. Denn der Antrag hätte eigentlich vor dem Ablauf der Frist gestellt werden müssen. Es ist allerdings möglich, dass sich das Finanzamt kulant zeigt, wenn beispielsweise wegen der Corona-Krise die Bestellung einer TSE unterblieben ist. Das Versäumnis muss dann aber schnellstmöglich behoben werden.

Und wenn die Kasse nicht nachgerüstet werden kann?

Aufgrund technischer Restriktionen ist es denkbar, dass eine Registrierkasse nicht mit einer TSE nachgerüstet werden kann. Hier haben sich die Finanzbehörden auf eine Übergangsfrist verständigt. Diese gilt längstens bis zum 31.12.2022. Spätestens dann ist also ein neues Kassensystem in Betrieb zu nehmen.

Diese Übergangsfrist gilt nur unter zwei Bedingungen.

• Das Kassensystem wurde nach dem 25. 11 2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft.
  
  
• Sie erfüllt die im BMF-Schreiben vom 26.11.2010 genannten Anforderungen. Dies bedeutet, dass während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist alle aufzeichnungspflichtigen Daten jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind. Dies umfasst etwa alle Journal-, Auswertungs- und Programmierdaten. Dazu gehören auch Änderungen an den Stammdaten, beispielsweise Artikelpreisänderungen oder Nutzerkennungen.
  
  

Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, dürfen diese Kassen nicht mehr eingesetzt werden. Wer dagegen verstößt, muss also mit einem Bußgeld rechnen. Ob im Rahmen des Weihnachtsgeschäfts mit strengeren Kontrollen durch das Finanzamt zu rechnen ist, kann man nur mutmaßen.